Cómo asegurarse de que los invitados a las reuniones de Microsoft Teams esperen en el vestíbulo

Microsoft Teams intenta replicar y mejorar la experiencia de las reuniones virtuales para los usuarios.Ayuda a garantizar que la experiencia de las reuniones virtuales de los usuarios apenas se diferencie de las reuniones físicas.Un ejemplo de ello es la función de vestíbulo en Microsoft Teams.

Normalmente, un asistente en la puerta controla el acceso a la sala de reuniones.Así se evita la irrupción de invitados no deseados o se garantiza que los anfitriones de la reunión tengan tiempo suficiente para acomodarse antes de que se unan otros invitados.La función de vestíbulo de Microsoft Teams funciona como una sala de espera física.Aquí hay dos maneras de activarlo para sus reuniones virtuales.

Cosas que hay que tener en cuenta al gestionar el lobby de Microsoft Teams

Estos son los aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de controlar el acceso de los invitados a las reuniones:

• En algunas organizaciones, el administrador de la organización controla la configuración por defecto de los participantes en la reunión.
• Como organizador de una reunión, si tiene participantes de su organización invitados, es posible que se les permita eludir la sala de reuniones por defecto.

Habilitar el vestíbulo editando las opciones de las reuniones

Si el administrador de su organización controla la configuración predeterminada de la reunión, puede seguir gestionando el acceso a la misma.Antes de que comience la reunión, puede hacerlo con las opciones de la reunión.Así es como funciona:

Paso 1:Inicie su aplicación Microsoft Teams.

Paso 2:Haga clic en el icono del Calendario en la columna de la izquierda.

Paso 3:Haga clic en el icono de Nueva reunión para programar una reunión en la esquina más a la derecha.

Paso 4:Añade los asistentes necesarios y otros detalles de la reunión y envía la invitación.

Paso 5:Vuelva a la vista del calendario y abra la reunión que acaba de programar.

Paso 6:Haga clic en la ventana emergente para abrir la configuración de la reunión.

Paso 7:Vaya a las opciones de la parte superior de Microsoft Teams y seleccione Opciones de reunión.Esto lanzará una página en su navegador web.

Paso 8:En las opciones mostradas para su nueva reunión.Haga clic en el desplegable junto a la opción "¿Quién puede evitar el vestíbulo?".

Paso 9:Haz clic en la flecha desplegable para que aparezca una lista de opciones y selecciona "Sólo yo" en la parte inferior de la lista.

Paso 10:Haga clic en el botón Guardar.

Paso 11:Únase a la reunión y espere a las plataformas de reunión.Cuando alguno de ellos se incorpore a la reunión, debería recibir un aviso informando de los asistentes en el vestíbulo.

Paso 12:Puede hacer clic en Admitir para añadir a cualquiera de ellos a la reunión.Por otro lado, puedes hacer clic en Ver vestíbulo para ver a todos los que están en el vestíbulo.

Paso 13:Ve al panel de la derecha para ver todas las personas que están en el vestíbulo.Puede optar por admitir o rechazar a los participantes haciendo clic en la √ (marca) o en la × (cruz), respectivamente.

Puedes optar por otras opciones a la hora de elegir quién puede evitar el vestíbulo.Por ejemplo, si eliges Personas a las que invito, sólo estas personas podrán evitar el vestíbulo para esa reunión.

Habilitar el vestíbulo cambiando la configuración de los participantes

Si te olvidas de ajustar las opciones de reunión antes de empezar una, no te preocupes.Puedes seguir restringiendo el acceso a otros invitados.Todo lo que tiene que hacer es cambiar la configuración de los participantes durante la reunión.Así es como funciona:

Paso 1:En la ventana de la reunión de Equipos, mueva el cursor a la derecha y haga clic en el botón de las tres elipses, también conocido como Más acciones.

Paso 2:Haga clic en Opciones de reunión y esto debería abrir un nuevo panel en su ventana de reunión.

Paso 3:En las opciones mostradas para su nueva reunión.Haga clic en el menú desplegable junto a ¿Quién puede evitar el vestíbulo?

Paso 4:Haz clic en la flecha desplegable para que aparezca una lista de opciones y selecciona Sólo yo.

Paso 5:Haga clic en Guardar.

Paso 6:Vuelva a su reunión, y los nuevos participantes esperarán ahora en el vestíbulo.Cuando alguno de ellos se incorpore a la reunión, debería recibir un aviso informando de los asistentes en el vestíbulo.

Paso 7:Puede hacer clic en Admitir para añadir a cualquiera de ellos a la reunión.Por otro lado, puedes hacer clic en Ver vestíbulo para ver a todos los que están en el vestíbulo.

Paso 8:Ve al panel de la derecha para ver todas las personas que están en el vestíbulo.Puede optar por admitir o rechazar a cualquier participante haciendo clic en la √ (marca) o en la × (cruz), respectivamente.

Descarga de la asistencia a las reuniones de los equipos

Si tienes varias personas en tu lista de invitados a la reunión, puede ser difícil hacer un seguimiento de quiénes asistieron.Para ahorrarse la molestia de tomar notas mentalmente, puede descargar la Asistencia a la Reunión de Equipos durante y después de la reunión.