Cómo configurar el mensaje de fuera de la oficina en Microsoft Teams

Si te vas a ir de permiso, es una buena idea establecer avisos de "fuera de la oficina" para cosas más allá del correo electrónico. Por ejemplo, puedes establecer un mensaje de "Fuera de la oficina" en la aplicación Microsoft Teams y avisar a los demás de tu falta de disponibilidad. Poner un mensaje de este tipo hará que tus compañeros de equipo sean conscientes de tu ausencia.

A continuación se explica cómo se puede establecer un mensaje de fuera de la oficina en Microsoft Teams.

Establecer fuera de la oficina en Microsoft Teams

Microsoft Teams para Windows y Mac utilizan la misma interfaz de usuario. Los pasos para utilizar la función Fuera de la Oficina en ambas plataformas siguen siendo idénticos.

Siga los siguientes pasos para utilizar y configurar el mensaje de Fuera de la Oficina en Microsoft Teams.

Paso 1:Abra la aplicación Microsoft Teams en su ordenador.

Paso 2:Seleccione el equipo correspondiente en la barra lateral izquierda.

Paso 3:Haz clic en la foto del perfil en la parte superior.

Paso 4:Seleccione Establecer mensaje de estado.

Paso 5:Haga clic en el botón "Programar fuera de la oficina" y se abrirá un menú dedicado a las salidas de la oficina.

Paso 6:Activar Activar respuestas automáticas.

Paso 7:Establecer el mensaje de "Fuera de la oficina".

Ten en cuenta que tu mensaje añadido aparecerá cuando la gente intente ponerse en contacto contigo en Teams o abra tu perfil. Los equipos lo enviarán como respuesta automática en Outlook.

Una vez que añada el mensaje de fuera de la oficina, tiene dos opciones para elegir en el mismo menú. Aprendamos sobre ellos.

Enviar respuestas fuera de mi organización:Si prefieres enviar un mensaje automático a los contactos de fuera de tu organización, haz clic en la casilla "Enviar respuestas fuera de mi organización".Los equipos te permitirán elegir entre "Sólo a tus contactos" y "Todos los remitentes externos".

Puede establecer diferentes mensajes para sus contactos sólo desde el cuadro de diálogo que aparece a continuación. Si quieres mantener el mismo mensaje de fuera de la oficina, copia/pega el mensaje de arriba.

Enviar respuestas sólo durante un período de tiempo:Esto es imprescindible para cualquier persona que intente configurar mensajes fuera de la oficina en Teams. Habilite la casilla de periodo, y le pedirá que añada las fechas de Inicio y Fin con hora.

Supongamos que está fuera de una semana. Puede añadir fechas de inicio y fin y especificar la hora para programar un mensaje de fuera de la oficina.

Establecer fuera de la oficina desde la configuración de Teams

Puedes acceder a la misma opción desde el menú de configuración de Equipos y establecer el mensaje de fuera de la oficina.

Paso 1:Abre la aplicación Microsoft Teams y haz clic en el menú de tres puntos que aparece junto a la imagen del perfil.

Paso 2:Ve a la configuración.

Paso 3:Seleccione General y desplácese hasta el final.

Paso 4:Haga clic en Horario, y se abrirá un menú familiar como el anterior para establecer el estado de fuera de la oficina.

Editar fuera de la oficina en Teams desde Microsoft Outlook

Una vez que se configura fuera de la oficina en Microsoft Teams, se sincroniza automáticamente con el correo electrónico de Microsoft Outlook. Así es como puedes editar fuera de la oficina en Outlook y actualizar el mismo mensaje en Teams.

Paso 1:Abra la aplicación Microsoft Outlook en Windows.

Paso 2:Haga clic en Archivo en la parte superior.

Paso 3:Seleccione Respuestas automáticas.

Paso 4:Verás el mismo mensaje que has establecido en Microsoft Teams.

Paso 5:Si editas el mensaje de fuera de la oficina, el mismo cambio se reflejará también en la aplicación Microsoft Teams.

Establecer el mensaje de estado en las aplicaciones móviles de Teams

No hay forma de establecer un mensaje de fuera de la oficina en las aplicaciones móviles de Microsoft Teams. Sin embargo, puedes establecer un mensaje de estado normal y borrarlo después de un tiempo determinado.

Esto es útil cuando estás en una reunión o te alejas de los equipos durante unas horas. Así es como puedes usarlo.

Paso 1:Abra la aplicación Microsoft Teams en iPhone o Android (ambos utilizan la misma interfaz de usuario).

Paso 2:Pulse el icono del perfil en la parte superior.

Paso 3:Seleccione el mensaje de estado Set.

Paso 4:Añade un mensaje de estado, activa la opción Mostrar cuando la gente me envía un mensaje.

Paso 5:Configure el temporizador para que el mensaje se borre automáticamente después del tiempo fijado.

Pulsa en Done en la parte superior, y tus contactos verán el mensaje de estado establecido cada vez que intenten enviarte un mensaje en Teams.

Si se encuentra fuera de Microsoft Teams por una razón específica, puede utilizar esta función en lugar de simplemente cambiar el estado de Teams en la aplicación.

Establecer una comunicación clara en los equipos

Parece profesional cuando se establece un mensaje de fuera de la oficina en Teams para que los demás sepan el motivo y la posible hora a la que deben esperar una respuesta. Tenga en cuenta que el mismo mensaje fuera de la oficina se sincroniza con el correo electrónico de Outlook también.