Una de las mejores maneras de ahorrar tiempo en las tareas repetitivas es crear plantillas. La plantilla ayuda a proporcionar una estructura o forma para cualquier contenido. Por ejemplo, en Microsoft Outlook, los usuarios pueden crear plantillas de correo electrónico en lugar de crear correos electrónicos desde cero cada vez.
Estas plantillas de correo electrónico resultan útiles cuando los correos electrónicos salientes tienen el mismo contenido o una estructura similar. Para crear una plantilla de correo electrónico en Microsoft Outlook, los usuarios pueden utilizar la función Partes rápidas o el complemento Mis plantillas. Así es como funciona:
Las partes rápidas son una galería de Microsoft Outlook que contiene contenido reutilizable, como texto e imágenes. Los usuarios pueden seleccionar cómodamente estos elementos e insertarlos en correos electrónicos, convocatorias de reuniones, tareas, etc. A continuación se explica cómo utilizar Quick Parts para crear una plantilla de correo electrónico:
Nota:Microsoft introdujo las partes rápidas en Outlook 2007 para sustituir el texto automático que estaba presente en las versiones anteriores.
Paso 1:Inicie Microsoft Outlook en su ordenador.
Paso 2:En la cinta de opciones, seleccione Nuevo correo electrónico para crear el correo que se guardará como plantilla.
Paso 3:Resalte el texto del correo.
Paso 4:Haga clic en la pestaña Insertar y en el grupo Texto, haga clic en el desplegable Partes rápidas.
Paso 5:De las opciones que aparecen, seleccione Guardar la selección en la galería de piezas rápidas para abrir un cuadro de diálogo.
Paso 6:En el cuadro de diálogo, rellene los datos pertinentes de los campos que aparecen a continuación:
Paso 7:Haga clic en Aceptar para guardar los detalles de su nueva entrada. Siempre puedes acceder a esta entrada para diferentes propósitos, incluyendo la creación de correos electrónicos.
Paso 8:Para utilizar la nueva plantilla, vaya a la parte del correo electrónico en la que necesita que aparezca la plantilla.
Paso 9:Seleccione Piezas Rápidas y haga clic en la plantilla a utilizar.
Nota:Cualquier elemento guardado en Quick Parts sólo está disponible localmente en el PC.
Mis plantillas es un complemento proporcionado por Microsoft para facilitar la introducción de texto con un solo clic. Con esta función, los usuarios pueden almacenar frases de uso frecuente y añadirlas a los correos electrónicos cuando las necesiten. Esta función viene preinstalada en Outlook; sin embargo, los usuarios deben tener una cuenta de correo electrónico con un servidor Microsoft Exchange.
A continuación se explica cómo utilizar el complemento Mis plantillas:
Nota:El complemento Mis plantillas está disponible en Microsoft Outlook 2019, 2016 y 2013, así como en Microsoft 365.
Paso 1:Inicie Microsoft Outlook.
Paso 2:En la cinta de opciones, seleccione Nuevo correo electrónico.
Paso 3:En la pestaña Mensajes y dentro del grupo Mis plantillas, haga clic en Ver plantillas.
Nota:Si el complemento Ver plantillas no está preconfigurado en la cinta de Outlook, seleccione Archivo y Administrar complementos para instalarlo.
Paso 4:En el nuevo cuadro de diálogo, haga clic en Plantilla.
Paso 5:En los cuadros de texto vacíos, proporcione un título y el cuerpo del correo electrónico.
Paso 6:Haga clic en Guardar para asegurarse de que la plantilla esté disponible siempre que la necesite.
Paso 7:Haga clic en la plantilla recién creada para transferirla al cuerpo del correo electrónico.
Nota:Las plantillas creadas con el complemento Mis plantillas se almacenan en su buzón de correo y se puede acceder a ellas desde cualquier lugar.
Ya sea con la función de partes rápidas o con el complemento Mis plantillas, puedes crear fácilmente plantillas sencillas en Microsoft Outlook. También puedes crear plantillas en otras aplicaciones de correo como Gmail utilizando Gorgias.
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