Cómo descargar la asistencia a reuniones en Microsoft Teams

Ahora que las reuniones virtuales son una norma, las herramientas de videoconferencia, como Microsoft Teams, han introducido funciones para reproducir ciertas características de las reuniones físicas. Un ejemplo es una función que permite a los usuarios descargar la asistencia a las reuniones.

Microsoft Teams ofrece actualmente tres clases de reuniones virtuales, que incluyen eventos en directo, seminarios web y reuniones periódicas. En el pasado, sólo los eventos en vivo ofrecían informes de asistencia. En el caso de otras reuniones, los usuarios sólo podían obtener la asistencia a la reunión tomando una instantánea o contando manualmente las personas que asistían a la reunión. Los usuarios no podían captar a los que se incorporaban tarde a la reunión o se marchaban antes, según la hora de toma de asistencia.

La buena noticia es que todas estas reuniones tienen ahora la función de asistencia a reuniones, aunque hay una trampa. Para acceder a esta función hay que ser el organizador de la reunión o un coorganizador, y el administrador debe habilitarla antes de la reunión. Actualmente existen dos formas de descargar la asistencia a las reuniones en Microsoft Teams.

Descargar la asistencia de Microsoft Teams durante la reunión

Si quieres coger tu asistencia a la reunión mientras ésta está en curso, puedes seguir los siguientes pasos:

Paso 1:Únase a la reunión y espere a que los participantes se unan.

Paso 2:Haga clic en Mostrar participantes en los controles de la reunión.

Paso 3:Vaya a Participantes y haga clic en la elipsis o en la flecha que apunta hacia abajo.

Paso 4:Haga clic en Descargar lista de asistentes y Microsoft Teams debería descargar la lista en formato .Formato CSV.

Paso 5:Vaya a su carpeta de descargas en el Explorador de archivos y busque el nombre del archivo de la reunión AttendanceList.

Paso 6:Haga doble clic en él para abrir el archivo. Por lo general, el archivo debe contener el nombre de los asistentes, sus horas de entrada y, a continuación, la hora de salida de cada asistente. Si un asistente se incorpora a la reunión antes que el organizador, su hora de incorporación debe coincidir con la del organizador.

Descargar la asistencia a Microsoft Teams después de la reunión

La mayoría de la gente prefiere asistir después de la reunión por varias razones. La primera es que hacerlo durante la reunión puede distraer bastante. Así que puede esperar hasta que haya terminado para reunir su lista.

Otra razón es que quieres saber quién se quedó hasta el final de la reunión. Recuerde que la obtención del informe de asistencia a la reunión durante la misma sólo captura la información hasta que se descarga el informe. Dicho esto, hay dos maneras de obtener la asistencia a la reunión en Microsoft Teams después de una reunión.

Conseguir la asistencia a la reunión mediante la invitación a la misma

Antes de explicar los pasos, hay que tener en cuenta que no se puede utilizar si se programa una reunión a través de un Canal. Compruebe los pasos siguientes para saber cómo descargar la asistencia a la reunión a través de la convocatoria:

Nota:Un canal es un sitio creado dentro de Teams. El acceso al sitio está normalmente limitado a los miembros.

Paso 1:Inicie Microsoft Teams y haga clic en el icono del Calendario.

Paso 2:Haga clic en la reunión en su calendario.

Paso 3:Haga clic en el icono emergente.

Paso 4:Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo junto a Asistencia.

Nota: También puede descargar la asistencia a la reunión desde la pestaña Asistencia, junto a los detalles de la reunión. Si la reunión es recurrente, seleccione el informe que necesita ver y descargar.

Descargar la asistencia a la reunión mediante el chat de la reunión

Una vez finalizada la reunión, la asistencia a la misma está disponible en el chat de la reunión. Puede utilizar este método si su reunión se creó a partir de un canal. Para descargar su asistencia a las reuniones, siga estos pasos:

Paso 1:Inicie Microsoft Teams y haga clic en el icono del chat.

Paso 2:Desplázate por tus chats en busca del chat de la reunión o, si la reunión se creó desde un canal, haz clic en Mensajes.

Paso 3:Deberías ver una baldosa etiquetada como Informe de asistencia en el área de chat. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo al lado de este informe para descargar su asistencia a las reuniones.

Silenciar a los participantes de la reunión en Microsoft Teams

Microsoft Teams descarga el informe de la reunión en formato .Formato CSV. Además, para acceder a un informe de asistencia, el administrador de la reunión tiene que activar la función antes de la reunión. Si ves que hay mucho ruido de fondo procedente de los participantes durante la reunión, puedes silenciarlos.