Cómo utilizar Microsoft Spreadsheet Compare para analizar las versiones de los archivos de Excel

Microsoft Excel tiene una función que permite a los usuarios hacer un seguimiento de los cambios realizados en un libro. Sin embargo, una vez que se aceptan los cambios en el libro de trabajo, el rastro de los cambios se pierde para siempre. Entonces, ¿qué sucede cuando necesitas revertir o consultar la versión anterior del libro de trabajo?

Una opción que puedes probar es Microsoft Spreadsheet Compare. Microsoft Spreadsheet Compare facilita a los usuarios la comparación de dos versiones de un archivo de Excel. La herramienta resalta las diferencias entre los dos archivos, lo que facilita la detección de los cambios.

Requisitos para utilizar Microsoft Spreadsheet Compare

Puede acceder a Microsoft Spreadsheet Compare en Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 y Office Professional Plus 2019. Se puede acceder a la herramienta desde el grupo de programas Herramientas de Microsoft Office.

Para que la comparación funcione, es necesario tener diferentes versiones de la hoja de cálculo. A continuación, la herramienta analiza los archivos y resalta las diferencias utilizando determinados criterios. Así es como funciona:

Cómo analizar dos versiones de un libro de trabajo con Microsoft Spreadsheet Compare

Para analizar diferentes versiones de un libro de trabajo, hay que importar ambos libros en la herramienta de comparación de hojas de cálculo. He aquí cómo hacerlo:

Paso 1:En el menú Inicio, busque Spreadsheet Compare y ejecútelo.

Paso 2:En la pestaña Inicio, en el grupo Comparar, seleccione Comparar archivos para lanzar un cuadro de diálogo.

Paso 3:Dentro del cuadro de diálogo Comparar archivos, seleccione el icono de Archivo junto a la opción Comparar (archivo antiguo). Seleccione el archivo de Excel en el Explorador de archivos y haga clic en Abrir.

Paso 4:Seleccione el icono Archivo junto a la opción A (archivo más nuevo) dentro del cuadro de diálogo Comparar archivos. Seleccione el archivo de Excel en el Explorador de archivos y haga clic en Abrir.

Paso 5:Haga clic en Aceptar para iniciar el proceso de comparación.

Nota:Si encuentra que el orden de la comparación de archivos está mezclado, puede hacer clic en Intercambiar para cambiar la posición de cada libro de trabajo.

Paso 6:Puede racionalizar lo que analiza la herramienta de comparación de hojas de cálculo marcando o desmarcando las casillas de verificación situadas en la parte inferior izquierda de la herramienta. A continuación se explica la función de algunas de las casillas de verificación:

• Valores introducidos:destaca un cambio en la entrada de datos dentro de los libros de trabajo.
• Valores calculados:destaca la diferencia de los valores calculados dentro de los libros de trabajo.
• Fórmulas:destaca un cambio en las fórmulas dentro de los libros de trabajo.
• Nombres:resalta la diferencia en los nombres de las celdas dentro de los libros de trabajo.
• Macros:destaca la diferencia en el código VBA dentro de los libros de trabajo.

Un gráfico en la esquina inferior derecha de la herramienta, clasifica los diferentes tipos de cambios en el libro de trabajo. Este gráfico puede utilizarse para identificar los cambios que más se producen en los libros de trabajo.

Cómo exportar los resultados de las comparaciones desde Microsoft Spreadsheet Compare

Una vez que haga clic en Ok para que Spreadsheet Compare analice los cambios en sus hojas de trabajo, los cambios identificados se resaltan en diferentes colores de texto y relleno de celdas. Los resultados de la comparación pueden utilizarse directamente en la herramienta o exportarse a otra plataforma. He aquí cómo hacerlo:

Exportar los resultados de la comparación a Microsoft Excel

Si exporta los resultados de la comparación a Microsoft Excel, podrá realizar un análisis más profundo de los mismos. Aquí se explica cómo exportarlo:

Paso 1:En la cinta de opciones de la herramienta de comparación de hojas de cálculo, seleccione Exportar resultados, que inicia el Explorador de archivos.

Paso 2:Seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo e introduzca un nombre para el mismo.

Paso 3:Seleccione Guardar.

El análisis comparativo debería estar ahora disponible en su ubicación guardada.

Copiar los resultados de la comparación en el portapapeles

Si desea utilizar los resultados de la comparación en cualquier otra plataforma que no sea Microsoft Excel, la mejor opción es copiarlos en el portapapeles. He aquí cómo hacerlo:

Paso 1:En la cinta de la herramienta de comparación de hojas de cálculo, seleccione Copiar resultados al portapapeles.

Paso 2:Inicie una aplicación para pegar los datos copiados.

Paso 3:Selecciona Ctrl + V en tu teclado para pegar.

Limitaciones de la comparación de hojas de cálculo

Eso es todo sobre cómo utilizar Microsoft Spreadsheet Compare para comparar diferentes versiones de un archivo de Excel. Sin embargo, la herramienta tiene una importante limitación, ya que los cambios anotados en los libros de trabajo comparados no pueden ser aceptados o rechazados. La herramienta sólo muestra hojas de Excel una al lado de la otra y resalta los cambios para que los usuarios puedan identificarlos más fácilmente.