Cómo crear plantillas de correo electrónico en Microsoft Outlook
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Una de las mejores maneras de ahorrar tiempo en las tareas repetitivas es crear plantillas. La plantilla ayuda a proporcionar una estructura o forma para cualquier contenido. Por ejemplo, en Microsoft Outlook, los usuarios pueden crear plantillas de correo electrónico en lugar de crear correos electrónicos desde cero cada vez.
Estas plantillas de correo electrónico resultan útiles cuando los correos electrónicos salientes tienen el mismo contenido o una estructura similar. Para crear una plantilla de correo electrónico en Microsoft Outlook, los usuarios pueden utilizar la función Partes rápidas o el complemento Mis plantillas. Así es como funciona:
Crear una plantilla de correo electrónico con Quick Parts en Microsoft Outlook
Las partes rápidas son una galería de Microsoft Outlook que contiene contenido reutilizable, como texto e imágenes. Los usuarios pueden seleccionar cómodamente estos elementos e insertarlos en correos electrónicos, convocatorias de reuniones, tareas, etc. A continuación se explica cómo utilizar Quick Parts para crear una plantilla de correo electrónico:
Nota:Microsoft introdujo las partes rápidas en Outlook 2007 para sustituir el texto automático que estaba presente en las versiones anteriores.
Notas importantes:
Ahora puede prevenir los problemas del PC utilizando esta herramienta, como la protección contra la pérdida de archivos y el malware. Además, es una excelente manera de optimizar su ordenador para obtener el máximo rendimiento. El programa corrige los errores más comunes que pueden ocurrir en los sistemas Windows con facilidad - no hay necesidad de horas de solución de problemas cuando se tiene la solución perfecta a su alcance:
- Paso 1: Descargar la herramienta de reparación y optimización de PC (Windows 11, 10, 8, 7, XP, Vista - Microsoft Gold Certified).
- Paso 2: Haga clic en "Start Scan" para encontrar los problemas del registro de Windows que podrían estar causando problemas en el PC.
- Paso 3: Haga clic en "Reparar todo" para solucionar todos los problemas.
Paso 1:Inicie Microsoft Outlook en su ordenador.
Paso 2:En la cinta de opciones, seleccione Nuevo correo electrónico para crear el correo que se guardará como plantilla.
Paso 3:Resalte el texto del correo.
Paso 4:Haga clic en la pestaña Insertar y en el grupo Texto, haga clic en el desplegable Partes rápidas.
Paso 5:De las opciones que aparecen, seleccione Guardar la selección en la galería de piezas rápidas para abrir un cuadro de diálogo.
Paso 6:En el cuadro de diálogo, rellene los datos pertinentes de los campos que aparecen a continuación:
- Nombre:Es el identificador único de cada entrada. Quick Parts enumera los nombres por orden alfabético. Le resultará muy útil cuando tenga varias entradas.
- Galería:Outlook te ayuda a guardar el contenido de tus Quick Parts en galerías específicas. Esto es muy útil cuando se tienen toneladas de plantillas almacenadas.
- Categoría:Debería limitarse a General, excepto cuando necesite una agrupación adicional para sus plantillas. Las categorías son como subcarpetas, y pertenecen a galerías.
- Descripción:Es un comentario que ayuda a describir cada entrada o plantilla. Nunca se ve este atributo, así que no hay que molestarse por ello.
- Guardar en:Para garantizar que el contenido esté disponible para su uso en los correos electrónicos de Outlook, utilice NormalEmail.dotm. También puede aislar sus entradas por plantilla.
- Opciones:Este atributo ayuda a determinar cómo se inserta cada entrada.
Paso 7:Haga clic en Aceptar para guardar los detalles de su nueva entrada. Siempre puedes acceder a esta entrada para diferentes propósitos, incluyendo la creación de correos electrónicos.
Paso 8:Para utilizar la nueva plantilla, vaya a la parte del correo electrónico en la que necesita que aparezca la plantilla.
Paso 9:Seleccione Piezas Rápidas y haga clic en la plantilla a utilizar.
Nota:Cualquier elemento guardado en Quick Parts sólo está disponible localmente en el PC.
Crear una plantilla de correo electrónico con el complemento Mis plantillas
Mis plantillas es un complemento proporcionado por Microsoft para facilitar la introducción de texto con un solo clic. Con esta función, los usuarios pueden almacenar frases de uso frecuente y añadirlas a los correos electrónicos cuando las necesiten. Esta función viene preinstalada en Outlook; sin embargo, los usuarios deben tener una cuenta de correo electrónico con un servidor Microsoft Exchange.
A continuación se explica cómo utilizar el complemento Mis plantillas:
Nota:El complemento Mis plantillas está disponible en Microsoft Outlook 2019, 2016 y 2013, así como en Microsoft 365.
Paso 1:Inicie Microsoft Outlook.
Paso 2:En la cinta de opciones, seleccione Nuevo correo electrónico.
Paso 3:En la pestaña Mensajes y dentro del grupo Mis plantillas, haga clic en Ver plantillas.
Nota:Si el complemento Ver plantillas no está preconfigurado en la cinta de Outlook, seleccione Archivo y Administrar complementos para instalarlo.
Paso 4:En el nuevo cuadro de diálogo, haga clic en Plantilla.
Paso 5:En los cuadros de texto vacíos, proporcione un título y el cuerpo del correo electrónico.
Paso 6:Haga clic en Guardar para asegurarse de que la plantilla esté disponible siempre que la necesite.
Paso 7:Haga clic en la plantilla recién creada para transferirla al cuerpo del correo electrónico.
Nota:Las plantillas creadas con el complemento Mis plantillas se almacenan en su buzón de correo y se puede acceder a ellas desde cualquier lugar.
Creación de plantillas de correo electrónico en Gmail
Ya sea con la función de partes rápidas o con el complemento Mis plantillas, puedes crear fácilmente plantillas sencillas en Microsoft Outlook. También puedes crear plantillas en otras aplicaciones de correo como Gmail utilizando Gorgias.
