Cómo proteger con contraseña un documento de Word o PDF con MS Office (2021)

Como todos sabemos, Microsoft Office es una familia de software y servicios de cliente desarrollados por Microsoft. Fue el software que fue presentado por primera vez por Bill Gates el 1 de agosto de 1988 en COMDEX en Las Vegas, Nevada. Este software se utiliza para crear y modificar cualquier tipo de archivos de documentos. La nueva versión de Microsoft tiene muchas características nuevas que también consisten en una característica de protección de documentos . Hoy le mostraremos cómo proteger con contraseña documentos de Word y archivos PDF fácilmente .

Esta función de protección de documentos se utiliza para cifrar sus documentos de Office y archivos PDF, que no permite que nadie vea el archivo a menos que se le dé la contraseña. Esta nueva versión moderna de Office utiliza un cifrado seguro total en el que puede confiar al poner una contraseña segura en su documento.

Nota: Las instrucciones o el método que se explica a continuación se pueden aplicar a Microsoft Office, Powerpoint y Excel 2016. El proceso debe seguirse y es similar para las otras versiones de Office.

Leer: Cómo enviar correos electrónicos cifrados y seguros (Guía de privacidad del correo electrónico ).

¿Es segura la protección con contraseña de Microsoft Office?

En la versión más antigua de Microsoft Office, la función de protección con contraseña tenía muy mala reputación. Microsoft Office 95 a Office 2003 tenía un esquema de cifrado muy débil. Si alguna vez utilizó esta función en la versión anterior de Microsoft Office, entonces sabría que la contraseña se puede omitir rápida y fácilmente con el uso de software de craqueo disponible en Internet.

Microsoft obtuvo mucho de mensajes como reseñas de sus clientes y después de leerlos, Office comenzó a trabajar en la nueva versión de Microsoft Office. En Office 2007, Microsoft obtuvo una gran seguridad debido a la respuesta anterior de los usuarios. Luego, Office 2007 cambió su cifrado a Advanced Encryption Standard (AES) con una clave de 128 bits.

Esto se considera seguro y significa que la oficina utilizó un cifrado real y fuerte para proteger el documento de su usuario cuando establecieron una contraseña para su documento. También probamos el cifrado de PDF y descubrimos que esta función usa AES de 128 bits en Office 2016.

Pero debe tener cuidado con dos cosas importantes. En primer lugar, el único método seguro es el cifrado completo de un documento con la ayuda de la contraseña. En segundo lugar, Office le permite establecer una contraseña con otra función que es 'Restringir la edición' de un archivo. Esta función permite que otras personas vean el archivo, pero no pueden editarlo sin contraseña. Este tipo de contraseña también se puede descifrar y eliminar fácilmente, lo que permitirá a otras personas editar el archivo completo.

El cifrado de Microsoft Office funciona muy bien y si está utilizando el nuevo formato de documento moderno representado por Microsoft Office llamado .docx, entonces es un formato de cifrado de datos muy bueno. Pero si usa los formatos más antiguos llamados .doc para guardar su archivo de documento que era compatible con la versión anterior de Microsoft Office. Luego, utilizará la versión anterior con la función de cifrado de archivos de versión no segura.

Su documento está completamente protegido si está guardando el archivo de su documento con la función 'Cifrar con contraseña' en lugar de utilizar el ' Restringir edición ”, sus documentos no se pueden proteger con esta característica.

Cómo proteger con contraseña un documento de Office (Word, Excel, PowerPoint) en 2021

Podemos proteger con contraseña nuestro documento de Office muy fácilmente con la ayuda de la característica nueva y actualizada que fue desarrollada por Microsoft en su versión más reciente de Office. Ahora vamos a aprender cómo proteger con contraseña un documento de Office en pasos:

1. Si desea proteger con contraseña un documento de Office, lo primero que debe hacer es abrir el documento en Word , Excel, PowerPoint o Access.
2. Haga clic en el menú 'Archivo' en la esquina superior izquierda de la pantalla. En la sección Información, debe hacer clic en el botón 'Proteger documento' y luego hacer clic en 'Encriptar con contraseña'.
3. El botón se llama 'Proteger documento' en Microsoft Word, pero su nombre es diferente en las otras aplicaciones. En Microsoft Excel, su nombre es 'Proteger libro' y en Microsoft PowerPoint, su nombre es 'Proteger presentación'. En Microsoft Access es el botón 'Cifrar con contraseña'.

Nota: Si desea utilizar la función de restricción de edición del documento, puede elegirla haciendo clic en 'Restringir Editando ”, pero como te dijimos antes, esto no es muy seguro y se puede descifrar fácilmente.

4. Una vez que haya hecho todo Los pasos anteriores ingresan la contraseña con la que desea cifrar el documento. Las contraseñas débiles se pueden adivinar fácilmente descifrando el software instalado por los piratas informáticos y pueden obtener acceso al documento.

Advertencia: perderá el acceso a todo el documento si olvidó su contraseña , ¡así que tienes que mantenerlo a salvo! Microsoft Office le aconseja que escriba el nombre del documento y su contraseña y que lo guarde en un lugar seguro donde pueda encontrarlo fácilmente.

5. Cuando un documento está encriptado, verá este mensaje 'Se requiere una contraseña para abrir este documento' en la pestaña Información.
6. Así que la próxima vez que abra el documento encriptado, verá el mensaje 'Ingrese la contraseña para abrir el archivo ' caja. Si no puede ingresar la contraseña correcta, no podrá acceder/abrir el documento.

7. Si desea eliminar la protección por contraseña de un documento , debe hacer clic en el botón 'Proteger documento' y luego seleccionar 'Encriptar con contraseña' nuevamente. Después de eso, ingrese una contraseña en blanco y presione 'Aceptar'. La contraseña se eliminará del documento.

Lea también: Cómo cifrar archivos y datos con AxCrypt.

Cómo Cómo crear un archivo PDF protegido con contraseña? (Método fácil)

Podemos proteger con contraseña nuestro documento PDF muy fácilmente con la ayuda de la característica nueva y actualizada que fue desarrollada por Microsoft en su versión más reciente de Office. Ahora vamos a discutir cómo cifrar el documento PDF con protección por contraseña. Simplemente podemos exportar el documento de Office a un archivo PDF y después de eso, podemos proteger con contraseña ese archivo PDF. Este método funciona para todas las aplicaciones disponibles en Microsoft Office.

Debe seguir los siguientes pasos para cifrar la contraseña del archivo PDF:

1. En primer lugar, abra el documento, luego haga clic en el botón de menú 'Archivo' y luego seleccione 'Exportar'. Luego haga clic en el botón 'Crear PDF/XPS' que exportará el documento como un archivo PDF.

2. Después de hacer clic, el botón' Opciones 'y guardar aparecerá la ventana de diálogo. En la parte inferior de la ventana de Opciones, marque la opción 'Cifrar el documento con una contraseña' y haga clic en 'Aceptar'.

2. Ingrese la contraseña que desea cifrar el archivo PDF con y luego haga clic en 'Aceptar'.
3. Después de eso, ingrese el nombre de su archivo PDF y haga clic en el botón 'Publicar'. La oficina exportará todo el documento a un archivo PDF protegido con contraseña.

2. Ahora tendrás que ingresar la contraseña del archivo PDF cuando quieras abrirlo. Siempre que desee abrir el documento, deberá ingresar una contraseña si olvidó su contraseña y luego perdió su archivo.

Esta función puede ayudarlo a proteger todos sus documentos confidenciales, incluso si los almacena en la unidad Universal Serial Bus (USB) o en cualquier servicio de almacenamiento en línea como Microsoft OneDrive o Google Drive.

El cifrado de disco completo es más seguro y protege mucho los documentos en su computadora . Para este cifrado, existen varias aplicaciones que puede instalar en su PC de forma gratuita y utilizarlas para proteger sus datos. Este software es Device Encryption y BitLocker en Windows para computadora personal o FileVault en Macintosh (Mac).

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Conclusión: ¿Están sus documentos de Word y archivos PDF protegidos con contraseña?

Esta fue toda la información que pude recopilar para que aprenda cómo proteger sus archivos de documentos de otras personas desconocidas. Como le dije antes, debe recordar la contraseña de su archivo de documento o de lo contrario ya no tendrá acceso a su archivo de documento. Espero que ahora haya protegido con contraseña sus documentos de Word y archivos PDF .