Los 10 mejores consejos y trucos de Microsoft Lists para utilizarlo eficazmente

Además de las aplicaciones de productividad como Teams, OneNote y la suite Office, Microsoft también ofrece un software de gestión de proyectos/base de datos llamado Microsoft Lists.Inicialmente limitada a los usuarios de Microsoft 365 Enterprise y Education, la compañía está aceptando usuarios generales para la aplicación también.Si quieres probarlo, aquí tienes los principales consejos y trucos de Microsoft Lists para diferentes actividades, como una lista de comprobación para una experiencia de incorporación sencilla.

1.Utilizar plantillas

Tiene dos opciones para crear listas en Microsoft Lists – empezar desde cero o utilizar una de las plantillas incorporadas. En la página de inicio de Microsoft Lists, haga clic en Nueva lista y elija una de las plantillas predeterminadas.

En función de su uso o preferencia, puede seleccionar una plantilla como la de seguimiento de incidencias, solicitudes de viaje, programación de contenidos, etc.A diferencia de Notion, en Microsoft Lists no hay forma de pasar por las plantillas hechas por la comunidad.

Una vez que seleccione una plantilla, haga clic en Usar plantilla, y estará listo para usarla dentro de su cuenta.

2.Personalice su lista

Cuando se trata de docenas de listas en Microsoft Lists, es importante personalizarlas para que no te cueste encontrar una lista relevante.

Cuando creas una nueva lista, puedes darle un nombre único, una descripción y elegir un color y un icono.Las opciones son limitadas, pero sigue siendo mejor que rivales como Trello.

3.Añadir nuevas listas de artículos

En función de la plantilla seleccionada, tiene varias opciones para añadir una entrada a las listas de Microsoft.

Pulse el botón Añadir nuevo elemento en la parte superior y se abrirá un menú para añadir detalles de la tarea/emisión como el título, las descripciones, el estado, la fecha de vencimiento, la fecha de publicación, la URL publicada, etc.

4.Crear una nueva vista

También puede ver las entradas añadidas en el formato de Calendario y Galería.He aquí cómo.

Paso 1:Haz clic en el icono + de la parte superior, y se abrirá el menú Crear vista.

Paso 2:Seleccione Calendario o Galería en el menú Mostrar como.

Pulsa el botón Crear en la parte inferior, y podrás comprobar la nueva vista desde el menú de tres puntos.

5.Editar directamente las entradas

Por defecto, Microsoft Lists desactiva la edición en las listas directamente.Debe seleccionar una lista y hacer clic en el icono de edición de la parte superior para realizar cambios.Puede llevar mucho tiempo.En su lugar, puede hacer clic en "Salir de la vista de cuadrícula" y añadir directamente nuevas entradas y editar las existentes.

6.Añadir una nueva columna

Según la plantilla seleccionada, las Listas vendrán con las columnas necesarias.Puede desplazarse horizontalmente y hacer clic en la opción Añadir columna para seleccionar el tipo de columna que desea añadir a las Listas.

Puede seleccionar una sola línea de texto, varias líneas de texto, un número, una encuesta Sí/No, una persona, etc.

También puede seleccionar las columnas existentes y hacer clic en el botón de la flecha hacia abajo para eliminarlas.

7.Favorito una lista

Cuando se trabaja con varios proyectos, rastreadores de problemas y otras bases de datos, puede ser difícil buscar una lista que se está buscando.

Desde la página de inicio de las listas de Microsoft, haz clic en el pequeño icono de la estrella que aparece en la parte superior de la lista y el programa lo añadirá como favorito.Ahora puedes acceder fácilmente desde el menú separado de Favoritos.

8.Editar una columna

¿Desea editar una columna existente con más detalles?Puede hacerlo fácilmente desde el menú Editar columna.

Tomemos la columna Estado como ejemplo y editémosla en la lista.

Paso 1:Haga clic en el icono de la flecha hacia abajo junto a la columna de Estado.

Paso 2:Vaya a la configuración de la columna y seleccione Editar.

Paso 3:Puede añadir un nuevo Nombre, Descripción, cambiar el Tipo de columna, e incluso hacer cambios en las Elecciones existentes.

También puede ampliar el menú de más opciones y permitir la selección múltiple de las columnas.Pulse el botón Guardar para aplicar todos los cambios.

9.Compartir una lista

Mientras que las Listas de Microsoft son ideales para el uso personal y se pueden utilizar también con los miembros del equipo.Puede hacer un seguimiento de los problemas, los activos, las rutinas, los contactos, el inventario y mucho más con la colaboración de otras personas.

En la página de inicio de las Listas, haga clic en el menú de tres puntos y seleccione Compartir.Puedes compartir un enlace al proyecto e incluso entrar en el menú de configuración del enlace para hacer cambios.

Desde el menú de configuración de enlaces, puedes añadir elementos de edición, establecer fechas de caducidad e incluso establecer una contraseña para evitar el acceso no autorizado a la lista.

10.Exportar a CSV

Si desea editar la lista existente en Microsoft Excel o compartir toda la lista en formato CSV, haga clic en Exportar a CSV, y el navegador descargará la lista en archivo CSV.

Creación y gestión de bases de datos en Microsoft Lists

A las Listas de Microsoft para consumidores todavía les faltan cosas como las Reglas para crear automatizaciones en la lista y el acceso a la aplicación móvil.Sólo está disponible para los usuarios de Educación y Empresa.

Microsoft Lists cubre un importante vacío en el ecosistema de Microsoft 365.Ya no es necesario depender de aplicaciones como Trello o Notion para crear bases de datos o gestionar proyectos.Puedes hacer todo en Lists utilizando su estrecha integración con las aplicaciones de Office.¿Cómo piensa utilizar las listas de Microsoft?Comparta sus ideas en los comentarios a continuación.